ORGANISATION DE CONGRES, DE RENCONTRES ET DE MANIFESTATIONS

Agence C & G est à même d’offrir une très grande
gamme de services, que ce soit avec la formule « clé en main »
(gestion complète d’un projet) ou au moyen d’interventions
spécifiques dans le cadre d’un projet plus vaste, en collaboration
avec d’autres fournisseurs choisis par notre clientèle

 
Sur la base d’un « briefing » de notre clientèle :

• étude de la logistique
• étude des interventions du Directeur des Relations Publiques,
• choix du lieu/de l’infrastructure la plus adéquate
• interventions publicitaires, etc…
• rédaction du budget détaillé avec tous les points que nous considérons
• nécessaires pour le succès du congrès/de la rencontre
• présentation au client
• évaluation avec le client

Elaboration du plan de travail et de l’organigramme :

• recueil des devis
• analyse/comparaison des devis
• choix des fournisseurs et des collaborateurs
• élaboration des listes d’invités (autant en se basant sur nos banques de
• données que sur les informations fournies par le client
• étude et réalisation de l’image coordonnée pour les
• congrès/rencontre/manifestation
• Rédaction de textes pour les invitations, promotions, publicités, communiqués de presse
• réalisation de toute la documentation pour les congrès (y compris les badges, les dossiers, etc…)
• recrutement/formation des hôtesses d’accueil, interprètes pour la traduction simultanée
• bureau de presse (contacts avec les journalistes, magazines, expédition de la documentation)
• rédaction de contrats avec des collaborateurs/fournisseurs
• Organisation, contrôle et supervision accompagnés d’interventions rapides en cas d’imprévus
• Préparation des actes du Congrès

Agenda du Congrès comprenant :

• recueil de presse
• liste des participants
• envoi des actes du Congrès aux participants et/ou aux autres adresses
• indiquées par le client
• envoi du communiqué de presse de clôture du Congrès
• autre suivi éventuellement requis